Pouze v tarifu Plus

Jak funguje synchronizace rezervací (iCal)

Ubytovačka.cz umožňuje synchronizaci rezervací pomocí iCal (ICS) odkazů. Každý objekt má vlastní exportní URL, vlastní API klíč a možnost napojení externích kalendářů, například z Airbnb, Booking.com, e-chalupy.cz, Hotely.cz, Megaubytko.cz nebo Google Kalendáře.

Upozornění: synchronizace přes iCal (ICS) přenáší primárně pouze termín rezervace od–do. Běžně tedy neslouží k přenosu závazných detailů jako je cena, počet hostů nebo jména hostů. Událost může obsahovat i doplňkové informace, například description, ale tyto údaje nejsou mezi službami garantované ani vhodné jako spolehlivý zdroj pro provozní data.

Jak funguje iCal synchronizace obecně

ICS export URL API klíč Airbnb, Booking.com, e-chalupy.cz, Hotely.cz, Megaubytko.cz, Google

ICS export URL

Slouží k předání rezervací z Ubytovačka.cz do externích systémů a kalendářů.

API klíč

API klíč slouží k autorizaci přístupu k API konkrétního objektu nebo pokoje.

Import cizích kalendářů

Do Ubytovačka.cz můžete uložit ICS odkazy z Airbnb, Booking.com, e-chalupy.cz, Hotely.cz, Megaubytko.cz i Google Kalendáře.

Doporučené zapojení iCal synchronizace

Nejbezpečnější je používat Ubytovačka.cz jako centrální kalendář. Každý rezervační portál by měl být napojený přímo na Ubytovačku, nikoli přes jiný portál.

Centrální bod

Ubytovačka slouží jako hlavní kalendář, do kterého se sbíhají rezervace z jednotlivých služeb.

Správně

Airbnb, Booking.com, e-chalupy.cz, Hotely.cz, Megaubytko.cz i další služby napojit přímo na Ubytovačka.cz.

Nevhodné

Nesynchronizovat portály mezi sebou a zároveň je napojovat do Ubytovačky.

Nedoporučené zapojení: pokud je například Airbnb napojené do e-chalupy.cz a zároveň jsou oba portály napojené do Ubytovačky, může stejná rezervace dorazit dvakrát. Výsledkem mohou být konflikty, překryvy nebo duplicitní blokace.

Přechod z původního nastavení synchronizace

Pokud už máte portály mezi sebou propojené, nejdříve odstraňte původní iCal napojení mezi externími službami. Nejde o mazání rezervací, ale pouze o odstranění importovaných/exportovaných kalendářových odkazů v nastavení jednotlivých portálů.

Odstraňte stará napojení

V Airbnb, Booking.com, e-chalupy.cz, Hotely.cz, Megaubytko.cz, Google Kalendáři nebo jiné službě smažte původní iCal importy/exporty mezi portály.

Nastavte importy v Ubytovačce

Do Ubytovačka.cz vložte ICS odkazy z jednotlivých portálů, aby se jejich obsazenost načítala do centrálního kalendáře.

Vložte export z Ubytovačky zpět do portálů

ICS export URL z Ubytovačka.cz nastavte v původních službách, aby se obsazenost z Ubytovačky propisovala zpět do Airbnb, Booking.com, e-chalupy.cz, Hotely.cz, Megaubytko.cz nebo Google Kalendáře.

Důležité: před odstraněním starého napojení nemažte samotné rezervace. Odstraňují se pouze kalendářové synchronizace, aby jedna rezervace nechodila do Ubytovačky více cestami.

Jak synchronizace funguje

Synchronizace v Ubytovačka.cz má 3 hlavní části: export rezervací ven, API přístup a import rezervací z externích služeb.

ICS export

Ubytovačka.cz generuje vlastní ICS export URL, který můžete vložit do externí služby nebo aplikace.

API klíč

API klíč slouží pro bezpečnou autorizaci při komunikaci s API daného objektu nebo pokoje.

Import externích ICS

Do Ubytovačka.cz uložíte ICS URL z externích systémů a rezervace se budou průběžně načítat.

1) ICS export URL

Tento odkaz slouží k exportu rezervací z Ubytovačka.cz do jiných systémů a kalendářů.

Jak jej použít

Zkopírujte ICS export URL

Každý objekt má vlastní exportní odkaz.

Vložte jej do externí služby

Například do Airbnb, Booking.com, e-chalupy.cz, Hotely.cz, Megaubytko.cz nebo Google Kalendáře.

Externí služba načte rezervace

Rezervace z Ubytovačka.cz se budou promítat do externího kalendáře.

ICS export URL je určený pro čtení rezervací z Ubytovačka.cz v jiných službách. Pokud odkaz změníte nebo zneplatníte, je potřeba jej v externí službě nastavit znovu.

2) API klíč

API klíč slouží k autorizaci přístupu k API tohoto objektu nebo pokoje.

K čemu slouží

API klíč se používá pro bezpečnou autorizaci přístupu k API konkrétního pokoje nebo objektu.

Generování nového klíče

Pokud vygenerujete nový API klíč, původní přestane být platný. Nový klíč pak musíte použít ve všech napojených službách.

API klíč nesdílejte veřejně. Pokud máte podezření, že byl kompromitován, okamžitě vygenerujte nový.

3) Synchronizace s Airbnb, Booking.com, e-chalupy.cz, Hotely.cz, Megaubytko.cz a Google Kalendářem

Do Ubytovačka.cz můžete uložit externí ICS odkazy a rezervace se budou načítat do kalendáře pokoje/objektu.

Postup krok za krokem

Po importu z externího ICS kalendáře vytvoří Ubytovačka rezervaci a také vedoucí osobu (leadera) podle údajů, které daná služba v iCalu poskytne. Tyto údaje ale bývají často pouze technické nebo obecné. Například Booking.com obvykle neposílá jméno hosta, ale jen text typu CLOSED - Not available. Import přes ICS proto slouží hlavně pro přenos obsazenosti, nikoli jako plnohodnotný zdroj údajů o hostech. Rezervace se při importu vytváří jako jednolůžková / pro 1 osobu, proto je před dalším zpracováním potřeba upravit jak údaje hosta (leadera), tak i samotnou rezervaci na skutečný počet osob podle reálné rezervace.

Získejte externí ICS URL

V Airbnb, Booking.com, e-chalupy.cz, Hotely.cz, Megaubytko.cz nebo Google Kalendáři si zkopírujte exportní iCal/ICS odkaz.

Vložte odkaz do Ubytovačka.cz

Uložte jej do příslušného pole pro Airbnb, Booking.com, e-chalupy.cz, Hotely.cz, Megaubytko.cz nebo Google Kalendář.

Uložte synchronizaci

Po uložení začne systém externí obsazenost načítat do kalendáře objektu a vytvoří k ní odpovídající záznam rezervace.

Airbnb ICS URL

Pro rezervace z Airbnb.

Booking.com ICS URL

Pro rezervace z Booking.com.

e-chalupy ICS URL

Pro rezervace z e-chalupy.cz.

Hotely.cz ICS URL

Pro rezervace z Hotely.cz.

Megaubytko.cz ICS URL

Pro rezervace z Megaubytko.cz.

Google ICS URL

Pro rezervace nebo blokace z Google Kalendáře.

Synchronizace přes iCal není okamžitá (real-time). Externí služby jako Airbnb, Booking.com, e-chalupy.cz, Hotely.cz, Megaubytko.cz nebo Google Kalendář neaktualizují data každou minutu, proto může dojít ke zpoždění i několik hodin. Ubytovačka.cz naopak načítá externí kalendáře přibližně každých 15 minut.

Doporučení pro praxi

Synchronizace pomáhá omezit ruční práci, ale je dobré znát i její limity.

Po každé změně zkontrolujte, že je uložen správný ICS odkaz.
Pokud změníte API klíč, aktualizujte nastavení ve všech navázaných systémech.
Synchronizace přes iCal není real-time, proto je vhodné počítat s určitým zpožděním.
Pro každý objekt nebo pokoj používejte správné URL a správný API klíč.
U Google Kalendáře je nutné zadávat konkrétní časy příjezdu a odjezdu, ne pouze celodenní události.
Pokud používáte více portálů najednou, napojujte každý portál přímo na Ubytovačka.cz, aby se stejná rezervace nenačítala vícekrát.

Hotovo — synchronizace je připravená

Stačí správně nastavit exportní URL, případně API klíč a uložit externí ICS odkazy.

ICS export Importy