Ubytovačka.cz je navržená tak, aby zjednodušila každodenní provoz ubytování — od rezervací a evidence hostů až po online check-in, exporty a správu více provozoven. Níže najdete přehled hlavních funkcí, které jsou v aplikaci aktuálně dostupné.
Přehled rezervací, hostů, pobytů i provozu na jednom místě.
Spravujte více objektů nebo provozů z jednoho účtu.
Aplikace funguje pohodlně na počítači, tabletu i telefonu.
Funkce, které pokrývají běžný provoz ubytování, evidenci hostů i každodenní administrativu.
Jedinou online registrační povinností tak zůstává hlášení cizinců cizinecké policii přes Ubyport.
Situaci sledujeme a Ubytovačka.cz bude na eTuristu včas připravená.
Ubytovačka.cz umožňuje pohodlnou správu rezervací na jednom místě. Máte přehled o příjezdech, odjezdech, obsazenosti i historii pobytů, takže se v provozu neztratíte ani při větším počtu hostů. Rezervace můžete vést přehledně a bez zbytečného přepisování mezi různými systémy nebo tabulkami.
Systém není omezený pevným počtem hostů ani pokojů, takže roste spolu s Vaším provozem. Ať už spravujete apartmán, chatu nebo chalupu či menší penzion nebo větší objekt s více pokoji, nemusíte řešit limity při evidenci ubytovaných ani při rozšiřování kapacity. Vše zůstává přehledné i při vyšším počtu rezervací.
V aplikaci můžete evidovat poplatky spojené s ubytováním a mít lepší kontrolu nad administrativní částí provozu. Díky tomu snadno dohledáte, co bylo účtováno, co je potřeba odvést a jaké údaje byly u konkrétního pobytu zaznamenány. Funkce pomáhá udržet pořádek v evidenci a snižuje riziko chyb při ruční správě.
Data z knih ubytovaných lze exportovat do praktických formátů, například PDF nebo CSV, a využít je pro další administrativu nebo archivaci. Součástí je také export UNL souboru pro Ubyport, takže potřebné výstupy připravíte rychleji a bez ručního přepisování. Exporty šetří čas a usnadňují komunikaci s úřady i interní evidenci.
Ubytovačku lze propojit přímo s ChatGPT jako oficiální aplikaci. Po připojení se můžete běžnou češtinou ptát na obsazenost, příjezdy, odjezdy, dostupnost pokojů, úklidy, online check-iny, předrezervace nebo statistiky. ChatGPT může také vytvořit předrezervaci, přičemž Ubytovačka před uložením znovu ověří dostupnost a brání overbookingu. Funkce je dostupná pro tarify Standard i Plus.
Ubytovačka.cz podporuje odesílání dat do Ubyportu jak pomocí exportu UNL souboru, tak i online přes Ubyport Webovou službu. Export UNL lze využít jako ruční variantu, zatímco online odesílání probíhá přímo při check-inu pobytu. Funkce pomáhá zjednodušit plnění povinností vůči cizinecké policii a je součástí základní verze aplikace.
Online check-in zjednodušuje příjezd hostů a omezuje nutnost vyplňovat údaje až na místě. Hosté mohou dodat potřebné informace předem, čímž se zrychlí odbavení a sníží administrativní zátěž recepce nebo obsluhy. Výsledkem je pohodlnější proces pro hosta i provozovatele.
Aplikace podporuje administrátorské i běžné uživatelské účty, takže můžete rozdělit přístupy podle rolí v týmu. Každý uživatel tak pracuje jen s tím, co skutečně potřebuje ke své práci. To zvyšuje přehlednost, bezpečnost i pořádek při správě provozu.
Ubytovačka.cz je navržená responzivně, takže ji můžete pohodlně používat na počítači, tabletu i telefonu. Ať už řešíte rezervace z kanceláře, nebo potřebujete rychle zkontrolovat hosta na mobilu, rozhraní se přizpůsobí zařízení. To je praktické zejména při provozu v terénu nebo mimo recepci.
Nadstavbové funkce pro pohodlnější provoz, lepší prezentaci i větší automatizaci.
Modul Úklid v tarifu Plus pomáhá sledovat odjezdy, denní úklidy i dokončené úklidy přímo na dashboardu. U každého pokoje je vidět, zda host odjíždí, zda je potřeba provést úklid a jestli už byl úklid označen jako hotový. Funkce check-outu umožňuje rychle potvrdit skutečný odjezd hosta bez nutnosti otevírat detail rezervace.
Tarif Plus umožňuje synchronizaci rezervací pomocí iCal odkazů s externími službami, například Airbnb, Booking.com, e-chalupy.cz nebo Google Kalendářem. Ubytovačka.cz umí pracovat s exportními i importními ICS odkazy, takže si můžete lépe hlídat obsazenost napříč více systémy. Synchronizace pomáhá omezit ruční přepisování rezervací a snižuje riziko chyb při správě dostupnosti.
Cenotvorba pobytu v tarifu Plus umožňuje nastavit pravidla pro výpočet ceny ubytování podle sezóny, víkendů, svátků, konkrétních dat, typu stravy, režimu ceny a počtu osob. Cena se potom automaticky počítá u konkrétní rezervace a v check-inu ji lze přidat do účtu hosta jako položku ubytování. Funkce je oddělená od Ceníku prodeje, který slouží pro běžné služby a produkty.
Tarif Plus zpřístupňuje Ubytovačka API pro napojení vlastních aplikací, automatizací a externích systémů. API pracuje s rezervacemi, hosty i check-inem a je navržené tak, aby se autorizace řešila pomocí vlastního API klíče pro konkrétní pokoj. Funkce je vhodná pro pokročilejší integrace, vlastní workflow nebo propojení s dalšími nástroji.
Rozšířená funkce OCR pomáhá automaticky načítat údaje z dokladů, což výrazně urychluje zapisování hostů do systému. Místo ručního přepisování se potřebné informace doplní rychleji a s menším rizikem chyb. Tato funkce je vhodná zejména tam, kde je potřeba odbavit více hostů v krátkém čase.
Tarif Plus umožňuje propojení s TTLock zařízeními. U rezervací můžete generovat PIN kódy, odesílat je do zámku, nastavit jejich platnost od příjezdu do odjezdu, případně je ručně smazat. Host tak může získat přístup bez fyzického předání klíčů.
Ubytovačka automaticky posílá hostům e-mail pro online check-in po vytvoření rezervace, uvítací e-mail před příjezdem a připomenutí checkoutu s poděkováním za pobyt. V tarifu Plus můžete obsah těchto zpráv upravit podle stylu a potřeb svého ubytování.
Součástí Plus tarifu je i veřejná webová prezentace ubytování, na které můžete ukázat své pokoje, fotografie, vybavení a další důležité informace pro hosty. Vizitka slouží jako jednoduchá online prezentace bez nutnosti řešit vlastní vývoj webu. Je vhodná pro ubytovatele, kteří chtějí být rychle vidět online a mít přehlednou prezentaci na jednom místě.
Kiosek umožňuje vytvořit jednoduché samoobslužné řešení i přímo z telefonu nebo tabletu. Díky tomu lze zjednodušit proces odbavení a nabídnout hostům pohodlnější práci s údaji i při příjezdu. Praktické je to zejména tam, kde potřebujete modernější a rychlejší způsob obsluhy bez složité technické přípravy.
Funkce pokojové služby rozšiřuje možnosti komunikace a obsluhy hosta během pobytu. Umožňuje lépe organizovat požadavky a zjednodušit provoz tam, kde chcete nabídnout vyšší komfort a lepší servis. Výsledkem je profesionálnější péče o hosta a přehlednější správa požadavků.
V tarifu Plus je k dispozici i jednoduchá fakturace, která pomůže s vystavením základních dokladů bez nutnosti používat další externí nástroje. Díky tomu máte část administrativy spojenou přímo s pobytem a rezervací na jednom místě. Je to praktické řešení pro provozovatele, kteří chtějí šetřit čas a udržet si pořádek v dokumentech.
Plus tarif umožňuje vložit rezervační kalendář i na Váš vlastní web. Hosté tak mohou sledovat dostupnost přímo tam, kde Vás hledají, a Vy získáte propojenější prezentaci svého ubytování. Tato funkce pomáhá zjednodušit cestu od návštěvníka webu k samotné rezervaci.
Ubytovačka.cz pokrývá základní provoz ubytování i rozšířené funkce pro náročnější správu a lepší prezentaci.