Domovní kniha je povinná evidence ubytovaných cizinců, kterou musí vést ubytovatel při poskytování ubytování. Pokud ubytováváte cizince, včetně občanů EU, máte zároveň povinnost oznámit jejich ubytování Policii ČR ve stanovené lhůtě.
Oznámení ubytování cizince se provádí do 3 pracovních dnů po ubytování. Domovní knihu je nutné uchovávat 6 let od provedení posledního zápisu.
Níže najdete přehledně vysvětleno, co je domovní kniha, pro koho je povinná, co má domovní kniha obsahovat, jak probíhá hlášení cizinců Policii ČR a jak můžete vedení domovní knihy řešit online.
Domovní kniha slouží jako evidence cizinců v ubytovacím zařízení. Ubytovatel do ní zapisuje údaje o ubytovaném cizinci a o době jeho pobytu. Tato evidence je důležitá jak pro splnění zákonné povinnosti, tak pro následné hlášení ubytování cizince Policii ČR.
V praxi se nejčastěji řeší dotazy typu domovní kniha pro cizince, vedení domovní knihy, co obsahuje domovní kniha nebo jak správně udělat hlášení cizinců policii. Právě proto je důležité mít systém, ve kterém jsou údaje dohledatelné, přehledné a včas zapsané.
Domovní knihu řeší ubytovatel, který poskytuje ubytování cizincům. Typicky jde o apartmány, penziony, chalupy, hotely, ubytovny nebo jiné objekty, kde dochází k ubytování osob bez českého občanství.
Pokud tedy hledáte, zda je domovní kniha pro cizince povinná, odpověď je v praxi ano vždy tehdy, když jako ubytovatel zapisujete pobyt cizince a plníte vůči státu oznamovací povinnost.
Včetně občanů EU. Domovní kniha se vztahuje na evidenci ubytovaných osob bez českého občanství.
Ubytování cizince musíte oznámit Policii ČR do 3 pracovních dnů po ubytování.
Domovní knihu uchováváte 6 let od provedení posledního zápisu.
Pokud řešíte, co obsahuje domovní kniha, jde hlavně o údaje o cizinci a jeho pobytu. Domovní kniha musí být vedena přehledně a tak, aby bylo možné jednotlivé pobyty zpětně dohledat.
Vedení domovní knihy není jen o tom, že máte někde zapsaná jména hostů. V praxi je důležité, aby šly jednotlivé pobyty rychle dohledat, aby u každého cizince byly vyplněny všechny potřebné údaje a aby bylo splněno včasné hlášení.
Právě proto dává online domovní kniha větší smysl než papír. U papírového vedení se častěji stává, že některý údaj chybí, zápis není čitelný nebo se při kontrole složitě dohledává konkrétní pobyt.
Najdete konkrétní pobyt podle jména, data nebo objektu během chvíle.
Menší riziko, že bude chybět doklad, adresa, státní příslušnost nebo termín pobytu.
Záznamy se neztratí tak snadno jako u papírových listin a lépe se dohledávají i po letech.
Hlášení cizinců policii je navázané právě na správně vedenou domovní knihu. Ubytování cizince je nutné oznámit Policii ČR do 3 pracovních dnů po ubytování.
Povinnost lze splnit předložením přihlašovacího tiskopisu nebo elektronicky přenosem údajů. Pokud ubytování poskytujete jako podnikání, v praxi se často řeší Ubyport, tedy elektronické hlášení ubytovaných cizinců.
Elektronická cesta, kterou ubytovatelé běžně používají pro online hlášení ubytování cizinců.
Alternativní forma splnění oznamovací povinnosti podle pravidel Policie ČR.
Pokud to způsob vedení umožňuje, lze pracovat i s elektronickým přenosem údajů z evidence.
Domovní knihu ubytovatel uchovává 6 let od provedení posledního zápisu. Pokud používáte listinné dokumenty nahrazující domovní knihu, obvykle se uchovávají 6 let od ukončení ubytování cizince.
Právě archivace bývá u papírového vedení slabé místo. Starší záznamy se hůř hledají, mohou se poškodit nebo ztratit. Online domovní kniha je v tomhle směru praktičtější.
Nejčastější problémy, se kterými se ubytovatelé u domovní knihy potkávají:
Ano, pokud ubytováváte cizince, musíte vést domovní knihu a splnit oznamovací povinnost vůči Policii ČR.
Typicky jméno a příjmení, datum narození, státní příslušnost, adresu pobytu v zahraničí, údaje o dokladu a termín ubytování.
Obvykle 6 let od provedení posledního zápisu.
Domovní kniha slouží jako evidence cizinců a Ubyport je v praxi běžně používaný nástroj pro elektronické hlášení ubytování cizinců.
Vyzkoušejte jednoduché online vedení domovní knihy pro cizince.