Pokud poskytujete úplatné ubytování, řešíte v praxi dvě zákonné evidence: evidenční knihu pro účely poplatku z pobytu a při ubytování cizinců také domovní knihu a hlášení Policii ČR.
Ubytovací kniha v Ubytovačce spojuje obě povinnosti do jednoho přehledného systému. Máte hosty, pobyty, archivaci, dohledání záznamů i podklady pro obec a pro cizineckou policii na jednom místě.
Níže najdete přehled, co všechno musíte jako ubytovatel evidovat, jaký je rozdíl mezi evidenční a domovní knihou a proč je online řešení praktičtější než papír nebo Excel.
Evidence hostů a pobytů pro poplatek z pobytu vůči obci. Řeší, kdo přijel, kdy pobýval, jaký byl poplatek nebo důvod osvobození.
Evidence ubytovaných cizinců a podklady pro splnění oznamovací povinnosti vůči Policii ČR.
Jedno online řešení pro obě evidence. Přehled hostů, archivace, exporty a pořádek v zákonných povinnostech.
Pro každého, kdo v ČR poskytuje úplatné ubytování – od jednoho apartmánu až po penzion nebo hotel. Nezáleží, jestli hosty získáváte přes vlastní web, telefon, Booking.com nebo Airbnb.
Jednoduchá evidence pobytů i poplatků bez Excelu.
Přehled o víkendových i delších pobytech na jednom místě.
Více pokojů, více hostů, více administrativy – bez papírů.
Přehled, dohledatelnost a exporty pro běžný provoz i kontrolu.
Evidenční kniha je zákonná evidence hostů vedená pro účely místního poplatku z pobytu. Slouží k tomu, abyste měli správně vedené pobyty, vybraný poplatek nebo důvod osvobození a vše mohli doložit při kontrole.
Domovní kniha je evidence ubytovaných cizinců, kterou ubytovatel vede pro splnění povinností vůči Policii ČR. V praxi je důležitá hlavně správnost údajů, dohledatelnost a včasné hlášení.
Tohle je nejčastější zdroj zmatku. Obě evidence spolu souvisí, ale nejsou to totéž.
Ubytování cizince je potřeba oznámit Policii ČR do 3 pracovních dnů po ubytování.
Obě evidence se v praxi běžně uchovávají 6 let od provedení posledního zápisu, aby bylo možné údaje doložit při kontrole.
Častý omyl je, že rezervace z portálu znamená, že evidenci řeší portál. Není to tak. Rezervační portál zprostředkuje pobyt, ale zákonnou evidenci vede ubytovatel.
Povinnost evidence pro poplatek z pobytu zůstává na vás, i když rezervace přišla přes portál.
Pokud ubytováváte cizince, odpovědnost za správné údaje a hlášení Policii ČR je také na vás.
Při kontrole je nejdůležitější, aby údaje byly úplné, dohledatelné a dostupné bez složitého hledání. Neřeší se jen to, jestli něco máte zapsané, ale i jestli to najdete rychle a jestli jsou data správná.
Najít hosta nebo pobyt během vteřiny podle jména, data nebo objektu.
Doklady, adresy, narození, termíny pobytu, poplatek nebo osvobození.
Rychlá příprava přehledů bez ručního přepisování a bez chaosu v papírech.
Ne úplně. Evidenční kniha je evidence pro poplatek z pobytu. Ubytovací kniha je praktický název pro systém, který může řešit evidenční knihu i další povinnosti kolem ubytování.
Také ne. Domovní kniha se týká hlavně cizinců a Policie ČR. Ubytovací kniha je širší pojem, pod kterým si ubytovatel představí kompletní evidenci hostů a pobytů.
Ano. Portál rezervaci zprostředkuje, ale odpovědnost za zákonnou evidenci hostů zůstává na vás jako ubytovateli.
V praxi se běžně uvádí archivace 6 let od provedení posledního zápisu, aby bylo možné údaje doložit při případné kontrole.
Ne. Jde o online systém, ve kterém hosty a pobyty evidujete, vyhledáváte, archivujete a připravujete si exporty i podklady.
Zaregistrujte se a vyzkoušejte online ubytovací knihu zdarma po dobu 14 dní.