UBYPORT je webová aplikace Policie ČR pro elektronické zasílání údajů o ubytovaných cizincích ubytovatelem. Slouží jako oficiální kanál, kterým se odesílají data bezpečně přes internet a zároveň máte dohled nad výsledkem odeslání.
Na této stránce najdete praktický přehled: registraci ubytovacího zařízení, přihlašovací údaje, 3 způsoby zasílání dat (formulář / UNL soubor / webová služba) a vysvětlení, co je doručenka.
UBYPORT je systém, přes který ubytovatel oznamuje ubytování cizinců elektronicky. Smysl je jednoduchý: poslat požadované údaje ve správném formátu a mít potvrzení, že byly převzaté.
V praxi UBYPORT řeší dvě klíčové věci: odeslání dat a zpětnou kontrolu výsledku (např. zda byla dávka přijata, nebo kde je chyba).
Vyplníte údaje o pobytu jednoho hosta ručně ve webovém formuláři.
Nahrajete soubor s údaji a systém ho zpracuje. Hodí se, když máte software, který export umí připravit.
Data posíláte přímo z vlastního systému. Vhodné pro vyšší objem nebo více zařízení.
Pro přístup do UBYPORTu je potřeba registrovat ubytovací zařízení. Registrace se dělá podáním žádosti, kde uvedete identifikaci ubytovatele, ubytovacího zařízení a kontaktní údaje.
Po zpracování žádosti obvykle obdržíte přístupové údaje a identifikátory, které budete používat při práci v systému.
Po registraci zařízení obvykle obdržíte sadu přihlašovacích údajů. Slouží k bezpečnému přístupu do systému a k identifikaci při odesílání dat.
UBYPORT nabízí více způsobů, jak data odesílat. Volba záleží hlavně na objemu hlášení a na tom, jestli používáte evidenční systém, který umí export nebo integraci.
Nejjednodušší varianta. Údaje zadáváte ručně do webu. Vhodné pro menší provoz nebo na začátek.
Nahrajete soubor se záznamy. Systém je zpracuje a vrátí výsledek. Hodí se, pokud máte export z domovní knihy / PMS.
Data se odesílají automaticky z vašeho systému. Vhodné pro vyšší objem, více zařízení nebo integraci bez ruční práce.
Když evidenci hostů vedete online, máte záznamy připravené pro export a snížíte chybovost z ručního přepisování.
Po odeslání hlášení nebo dávky UBYPORT obvykle vygeneruje „doručenku“ – tedy výsledek zpracování. Doručenka vám řekne, jestli bylo vše přijato, nebo jestli některé záznamy neprošly a proč.
V praxi je doručenka důležitá kvůli kontrole: když je chyba v datech (např. špatný formát, chybějící povinné položky), uvidíte to a můžete to opravit dřív, než se to začne řešit jako „neodeslané hlášení“.
Zaregistrujte se a vyzkoušejte systém zdarma – evidence hostů a exporty vám zjednoduší práci.
Musím používat UBYPORT vždy?
Pokud hlásíte elektronicky, UBYPORT je standardní cesta. Přesné postupy se mohou lišit podle typu provozu a pracoviště.
Co když hlásím jen občas?
Pro občasné hlášení obvykle stačí ruční formulář. Při vyšším objemu je praktičtější UNL nebo automatizace.
Co je nejčastější problém?
Nehlídané termíny, chybějící povinné údaje a nezkontrolovaná doručenka (neprošlé řádky).
Kde vezmu údaje pro vyplnění?
Z dokladů hosta a z údajů o pobytu. Pokud používáte online check-in, máte je vyplněné dopředu a jen kontrolujete.