Pokud poskytujete ubytování za úplatu nebo ubytujete více než 5 cizinců, vztahují se na vás zákonné povinnosti vůči státu a obci.
Nejčastěji jde o dvě věci: evidenci hostů (domovní knihu) a hlášení ubytování cizinců ve stanovené lhůtě. V praxi je důležité mít údaje úplné, dohledatelné a archivované pro případ kontroly.
Níže najdete praktický přehled hlášení cizinců, domovní knihy, UBYPORTu, archivace, kontrol a možných sankcí.
Ubytovatel je každá osoba (fyzická i právnická), která poskytuje ubytování za úplatu, případně osoba, která ubytuje více než 5 cizinců.
Ubytování je vztah založený smlouvou o ubytování, nájemní či podnájemní smlouvou nebo obdobným právním úkonem v objektu určeném k bydlení nebo individuální rekreaci.
Ubytování cizince se oznamuje nejpozději do 3 pracovních dnů od příjezdu. Pozor: počítají se pracovní dny (tedy svátky a víkendy mohou lhůtu posunout).
Uvádí se zákonem stanovené údaje: identifikační data ubytovaného, číslo a typ cestovního dokladu, státní příslušnost, datum příjezdu a odjezdu a místo ubytování.
Domovní kniha slouží k průběžnému zaznamenávání ubytovaných osob. Důležité je, aby šlo záznamy rychle dohledat (jméno, datum, pobyt) a aby byly uchované pro kontrolu i zpětné dohledání.
Online domovní kniha ušetří čas, záznamy zůstávají dohledatelné a připravené i pro exporty.
UBYPORT je oficiální online systém Policie ČR pro elektronické hlášení ubytovaných cizinců. Hodí se hlavně tehdy, když hlásíte opakovaně a nechcete ručně přepisovat údaje.
Přístup získáte po registraci na příslušném oddělení cizinecké policie. Po přihlášení lze odesílat hlášení jednotlivě i hromadně, upravovat údaje a exportovat přehledy.
Pokud používáte UBYPORT, exporty a správné formáty dat vám ušetří čas a sníží chybovost.
IDUB (identifikátor ubytovacího zařízení) přiděluje Policie ČR při registraci do UBYPORTu. Jednoznačně identifikuje ubytovací zařízení.
Zkratka ubytovatele je krátký textový kód (např. PENZION123), který si ubytovatel volí při registraci. Musí být unikátní v rámci krajského ředitelství Policie ČR.
Za nesplnění oznamovací povinnosti nebo nevedení evidence může hrozit pokuta ze strany Policie ČR nebo obce. V praxi problémy nejčastěji vznikají kvůli zpoždění, neúplným údajům nebo špatné dohledatelnosti záznamů.
V krajním případě může obec poplatek vyměřit náhradně a Policie ČR uložit sankce dle zákona.
Musím hlásit i občany EU?
Ano, oznamovací povinnost se vztahuje na cizince obecně.
Mohu vést domovní knihu elektronicky?
Ano, pokud je zajištěna dostupnost pro kontrolu, integrita záznamů a ochrana osobních údajů.
Počítají se do lhůty 3 dnů víkendy a svátky?
Lhůta se uvádí v pracovních dnech, takže víkendy a svátky se nepočítají.
Co když mám jen pár pobytů ročně?
Povinnosti se vážou na ubytování hostů, ne na počet rezervací. I malý apartmán typicky řeší evidenci hostů.