Pokud poskytujete úplatné ubytování (apartmán, chalupa, penzion, hotel), vedení evidenční knihy je zákonná povinnost pro účely místního poplatku z pobytu.
Jde o evidenci hostů a jejich pobytu, aby bylo možné správně vyúčtovat poplatek z pobytu (nebo doložit důvod osvobození). Záznamy se musí uchovávat i po skončení pobytu – typicky 6 let od provedení posledního zápisu, aby bylo možné údaje doložit při případné kontrole.
Níže najdete přehled, co má evidenční kniha obsahovat, zda ji musíte vést i při rezervacích přes Booking.com nebo Airbnb, a jak ji můžete jednoduše spravovat online.
Evidenční knihu řeší každý, kdo v ČR poskytuje úplatné ubytování – typicky apartmány, chalupy, penziony i hotely. Nezáleží, jestli berete rezervace z vlastního webu, přes telefon nebo přes portály.
Evidence pobytů pro poplatek z pobytu a rychlé dohledání historie.
Pořádek v pobytech i při víkendových rezervacích.
Více pokojů, více hostů – bez Excelu a papírů.
Přehled, archivace a exporty pro účetní a administrativu.
Evidenční kniha je zákonná evidence hostů vedená pro účely místního poplatku z pobytu. Obsahuje údaje o hostech a jejich pobytu, aby bylo možné poplatek správně vybrat, odvést obci a doložit při kontrole.
Smyslem evidenční knihy je:
V praxi se evidují zejména tyto údaje:
Evidenční kniha není jen „během pobytu“. Ubytovatel má povinnost údaje uchovat i po odjezdu hosta. V praxi se běžně uvádí archivace 6 let od provedení posledního zápisu.
To je jeden z důvodů, proč papír nebo Excel často časem selže – záznamy se ztrácí, nejsou dohledatelné, nebo nejde jednoduše najít konkrétní pobyt.
Ano. Povinnost vedení evidenční knihy se vztahuje na vás jako ubytovatele, bez ohledu na to, odkud rezervace přišla.
Rezervační portál zprostředkovává pobyt, ale evidenci pro poplatek z pobytu vede ubytovatel. Portál může předat část údajů, ale odpovědnost za vedení evidenční knihy a správnost údajů zůstává na vás.
V praxi ubytovatelé řeší evidenční knihu hlavně proto, aby měli při kontrole vše rychle a přehledně k dispozici. Důležité je, aby údaje byly úplné, dohledatelné a aby šlo snadno najít konkrétní pobyt.
Najít hosta nebo pobyt během vteřiny (jméno, datum, objekt).
Nezapomenout na doklad totožnosti, datum narození, adresu a poplatek / osvobození.
Rychle připravit přehledy (PDF/CSV) bez ručního přepisování.
Tohle jsou nejčastější problémy, se kterými se ubytovatelé potkávají (a které online kniha řeší):
Ano. Povinnost se týká ubytovatele – nezáleží na velikosti objektu ani na tom, kolik pobytů ročně máte.
Ano. Booking.com je zprostředkovatel. Evidence pro poplatek z pobytu je povinnost ubytovatele.
Obvykle se uvádí archivace 6 let od provedení posledního zápisu. Online řešení záznamy uchová a umožní je rychle dohledat.
Ne. Tohle je online systém, kde záznamy vedete, vyhledáváte a exportujete. Naše evidenční kniha není určena pro ty, kteří hledají pouze prázdný formulář.
Zaregistrujte se a vyzkoušejte online evidenční knihu zdarma po dobu 14 dní.